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Conclusão de Projetos de Extensão

Lista de verificação, tipo check-list em branco com verificações marcadas em rosa

Caríssim@s extensionistas do IFMT, considerando que os projetos de extensão contemplados por Editais PROEX/2018 estão encerrando, a Pró-reitoria de Extensão divulga orientações referente aos procedimentos para conclusão dos projetos no SUAP Módulo Extensão:

1) Todas as Metas/Atividades precisam ser registradas pela coordenação do projeto, na aba 'Metas/Atividades', e validadas pelo coordenador de extensão, na aba 'Monitoramento', registros desse tipo em outras abas, como anexos não são considerados pelo sistema, não concluindo o projeto, isso acarreta em inadimplência e impedimento de submeter projetos extensão nos próximos editais;

1.1) A validação deve ser feita mediante apresentação de comprovante, esse comprovante NÃO deve ser a foto da atividade sendo realizada, existe uma aba específica para inserir essas fotos, esse comprovante deve ser um documento que comprove a realização da atividade. Por ex: se a atividade é uma reunião, o comprovante pode ser a ata da reunião;

2) Todos os Desembolsos precisam ser registrados pela coordenação do projeto, na aba 'Plano de Desembolso', e validados pelo coordenador de extensão, na aba 'Monitoramento', registros desse tipo em outras abas, como anexos não são considerados pelo sistema, não concluindo o projeto, isso acarreta em inadimplência e impedimento de submeter projetos extensão nos próximos editais;

2.1) A validação deve ser feita mediante apresentação da cotação em 03 (três) estabelecimentos diferentes + nota fiscal comprovando que a aquisição realizada foi pelo menor preço;

3) A coordenação do projeto precisa registrar as lições aprendidas, na aba 'Lições Aprendidas';

3.1) As lições aprendidas visam garantir que as melhorias implantadas ao longo da execução de um projeto possam ser, também, implementadas como padrão nos próximos projetos a serem desenvolvidos, como forma de evitar que erros ou equívocos se repitam em quaisquer atividades;

3.2) Estamos utilizando esse campo também para identificar as aprendizagens e melhorias (no sistema, nos procedimentos, nos regulamentos...) necessárias quanto aos projetos de extensão, desde o edital até a conclusão do projeto. Por ex: a necessidade de lanche para as mulheres atendidas pelo Teresa de Benguela e o atendimento a demanda do IMA que exigiu um valor maior de taxa de bancada nos fez rever o regulamento do Programa de Valorização da Pesquisa e da Extensão - PVPE, problemas quanto a execução financeira em alguns campi, que foram registrados nas lições aprendidas, está nos fazendo rever texto de edital e procedimentos...;

3.3) O sistema está programado para utilizar terminologias de gerenciamento de projetos do Instituto de Gerenciamento de Projetos - PMI (instituição internacional que reúne profissionais de gestão de projetos), compreendendo as áreas: Gerenciamento do Escopo, Gerenciamento do Tempo, Gerenciamento dos Custos, Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento dos Recursos Humanos, Gerenciamento das Comunicações, Gerenciamento dos Riscos, Gerenciamento das Aquisições e Gerenciamento das Partes Interessadas;

4) A coordenação do projeto precisa registrar a conclusão do projeto, na aba 'Conclusão' e a conclusão deve ser validada pelo coordenador de extensão, na aba 'Monitoramento;

4.1) Resultados Alcançados: A coordenação do projeto deve descrever os resultados alcançados a luz do que se pretendia na proposta contemplada. Por ex: para resultados quantitativos: pretendia atender 30 pessoas mas conseguiu atender 10 (explicar pq não atingiu as 30, pelo menos hipóteses a serem analisadas) ou conseguiu atender 50 (explicar pq ultrapassou as 30, pelo menos hipóteses a serem analisadas), ou para resultados qualitativos: pretendia melhorar a qualidade de vida e conseguiu considerando algum método utilizado para aferir, seja entrevistas, relatos de experiência com o projeto ou outros métodos, se houver vídeo(s) poste-o(s) no sistema (aba anexos ou aba fotos);

4.2) Disseminação dos Resultados: O que foi feito ou está sendo feito a fim de disseminar os resultados, não apenas publicação de artigo científico, mas também para prestar contas a sociedade quanto a destinação de recursos públicos para custear o seu projeto bem como para replicar a experiência com outros grupos locais, estaduais, regionais ou nacionais semelhantes ao público atendido pelo seu projeto;

4.3) Observações: Registrar observações que considerar pertinente expor sobre a realização e conclusão do projeto.

5) A coordenação do projeto também precisa atualizar o público beneficiário na aba 'Caracterização dos Beneficiários';

5.1) Quantidade de Pessoas Atendidas: registrar utilizando algarismos indo-arábicos (aqueles que vão de 0-9), pois a previsão pode ter sido atender 30 pessoas mas na prática pode ter atendido menos ou mais pessoas;

5.2) Descrição do Público-Alvo: especificar melhor o público atendido pois o que cadastramos no sistema são grupos semelhantes mas não iguais. Por ex: Quem atendeu 'Comunidades Indígenas' deve dizer qual povo / etnia / nação foi atendida (Apiaká, Kaiabi, Munduruku, Myky, Manoki, Nambikwara, Rikbaktisá, Tapirapé, Bororo, Chiquitano, Xavante, Bakairi, Carajá, Pareci, Cinta Larga, Enawenê-nawê entre outros); quem atendeu 'Professores da Rede Municipal' deve dizer de qual escola e de quais componentes curriculares, quem atendeu 'Organizações de Iniciativa Privada' ou 'Cooperativas' ou 'Empreendimentos Econômicos Solidários' deve dizer qual(is), qual(is) campo de atuação e de onde são...;

Obs: Frequentemente chegam oportunidades relacionadas a determinados públicos-alvos que não temos certeza de qual(is) servidor(es) do IFMT desenvolvem atividades com estes públicos, tendo estes registros poderemos dar melhor destino as oportunidades que nos são apresentadas.

6) Avaliação de Discentes: o coordenador do projeto precisa avaliar os discentes envolvidos no projeto (no mínimo uma vez, avaliação final) considerando os seguintes critérios: Assiduidade e Pontualidade; Competências e Habilidades; Cumprimento de Tarefas; Interesse e Responsabilidade; Organização; Relacionamento estudante-professor

7) Consultar a aba 'Pendências', enquanto houver mensagem nessa aba não há possibilidade de finalizar o projeto, as mensagens dessa aba são bem claras e específicas para cada tipo de pendência, se houver é só saná-las;

Segue ainda tutoriais em vídeo que gravamos a respeito das Metas/Atividades, Desembolsos e Avaliação de Discentes para Coordenadores de Projeto:

Segue também o tutorial em vídeo que gravamos a respeito das Metas/Atividades e Desembolsos para Coordenadores de Extensão:

Se houver dúvidas, por favor, entrem em contato conosco pelo Canal de Comunicação da PROEX (acesse)

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